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Cenni storici|
La tipologia dei documenti
Le leggi di San Giorgio dedicano molta cura nell’indicare le scritture a cui sono tenuti i diversi uffici e i gestori delle gabelle. Nelle edizioni a stampa del 1631 e del 1720, ad esempio, sono elencate circa 150 specie di documenti di contenuto diverso da ufficio a ufficio, da gabella a gabella, alle quali sono riconducibili tutte le unità archivistiche oggetto del presente inventario.
Considerandole sotto l’aspetto tecnico-funzionale, tali specie sono state qui classificate in una gamma limitata di tipi diversi. Per la loro definizione si è fatto ricorso alla consueta terminologia archivistica (filze, buste, cartelle, mazzi), ma solo in una circostanza: quando i documenti sono inseriti fisicamente in una unità di conservazione e per l’inventariazione si è preferito seguire il criterio precedentemente applicato nell'archivio genovese di considerare il contenitore anziché il suo molteplice e spesso eterogeneo contenuto. Quando invece l’unità archivistica è costituita da un registro, com’è il caso più frequente nell’archivio della Casa, per definirla tecnicamente si è rinunciato a usare tale nome, che privilegia l’unità di condizionamento fisico rispetto al contenuto, e si è preferito qualificarla in base alla funzione svolta e all’oggetto trattato. Tenendo presenti questa esigenza metodologica e le distinzioni elaborate dalla ragioneria in materia di scritture contabili, per la definizione delle unità archivistiche si sono applicate 18 categorie tipologiche fondamentali (alcune con varianti), di cui 14 riguardano i libri e le scritture contabili e non contabili, 3 corrispondono alle unità fisiche di conservazione ed 1 è dedicata alla tipologia ignota dei pezzi mancanti, secondo lo schema sintetizzato nel prospetto 1.
Nel prospetto 2 sono invece descritti i caratteri essenziali di identificazione delle singole categorie e delle loro principali varianti, insieme con qualche termine di tecnica contabile che può agevolare la loro comprensione. Bilancio E' un conto di tipo particolare usato nella partita doppia per controllare l'esattezza delle cifre scritte nei singoli conti di un mastro e anche, in un secondo tempo, per il trasferimento dei residui in un altro mastro. Poiché per definizione ogni partita scritta nel Dare di un conto deve avere una contropartita di eguale importo nell'Avere di un altro conto, la somma di tutte le partite scritte nel Dare dei vari conti deve eguagliare quella di tutte le partite scritte nell'Avere dei medesimi conti. Nei libri più antichi si definisce bilancio l’eguaglianza o l’eventuale limitata differenza tra i due totali. In seguito il controllo è fatto per saldi, ponendo a confronto le eccedenze del Dare sull'Avere (Debitores) con quelle dell'Avere sul Dare (Creditores); se le registrazioni sono corrette, i totali delle due sezioni devono coincidere. Se essi divergono per una cifra cospicua, si può parlare egualmente di bilancio qualora risulti che i redattori non hanno imputato la differenza al conto patrimoniale (Officium Sancti Georgii anni XY). Il trasferimento in un nuovo mastro è ottenuto chiudendo i conti e riunendo le contropartite in un unico conto finale (Exitus, Conto di chiusura). Le partite sono quindi riportate specularmente in un conto iniziale del nuovo mastro (Introitus, Conto di apertura) e le contropartite in altrettanti conti aperti ai rispettivi titolari. Quando i conti riepilogativi sono riprodotti in documenti a sé stanti, prendono anche il nome di bilanci di verifica, di chiusura o di apertura. Bilancio di una gabella Rendiconto della gestione di una gabella nel corso di un anno o dell'intero periodo d'appalto. Ha la forma di un conto a sezioni affrontate dove sono indicati: in Dare il costo della gabella (prezzo d'appalto), le spese di gestione, le franchigie, l’eventuale rimborso pro quota alla Massaria Duganae delle spese di esazione da essa sopportate, ecc. e in Avere gli introiti, le somme riscosse sulle evasioni scoperte (ratio fraudum) e il plusvalore lucrato sulle paghe ricevute in pagamento del prezzo (interesse e beneficio pagarum). Ciascuna partita è accompagnata dall'indicazione della carta del mastro da cui è stata ricavata, il che significa che si tratta di un conto di natura definitiva. Borradore V. Brogliaccio. Brogliaccio Libro di appunti, note o calcoli di natura contabile ove si annotano fatti di gestione di cui è opportuno conservare traccia per memoria di quanto è avvenuto, per ricordarsi di eseguirli o per trasferirli nei libri di scritture sistematiche. Può quindi contenere, promiscuamente e senza carattere sistematico, elenchi di entrate e/o uscite, liste di crediti e/o debiti, sviluppo di uno o più conti, quietanze di pagamento, conti figurativi di operazioni finanziarie, di produzione di merci, di compra-vendite, di spedizioni. Busta Nome usuale di un contenitore flessibile per documenti avente modesta capienza e dimensioni normalmente inferiori a cm. 25/35 x 15/25. Calcolo di gabella Conto di prima approssimazione dei risultati economici ottenuti nella gestione di una gabella nel corso di un anno o dell’intero periodo d’appalto. Ha la forma di un bilancio di gabella (v.) ma è molto semplificato e le singole partite non sono accompagnate da alcuna indicazione di carta del mastro della gabella. In altre parole, è un bilancio di prima approssimazione della gabella, redatto per scopi conoscitivi e aggiornabile più volte. Cartulario V. Mastro , che ne è l’equivalente più frequente. Conto Insieme di scritture tenute nell’azienda e relative ad operazioni amministrative aventi in comune un determinato carattere del quale si vogliono mettere in evidenza le variazioni quantitative subite nel tempo. Il carattere considerato è specificato nell'intestazione del conto e può consistere nel nome del soggetto con cui l’azienda è in rapporto (ad es. "Girolamo Spinola"), nel nome della merce trattata ("Grano di Sicilia"), in quello di una spesa particolare ("Armamento della flotta per Chio"), nel nome di un certo reddito ("Frutti del capitale investito nella Compera di S. Maria"), ecc. Importanza primaria ha il conto chiamato "Avarie e avanzi" (equivalente agli odierni conti "Costi e ricavi" e "Perdite e profitti"), nel quale si riepilogano tutte le variazioni negative o positive subite dal patrimonio nel corso del tempo. Dal punto di vista formale, il conto è diviso in due sezioni contrapposte a sviluppo verticale (il Dare a sinistra e l'Avere a destra), nelle quali le scritture relative alle singole operazioni sono registrate secondo sistemi alternativi, tra cui prevalgono la partita semplice e la partita doppia. Copialettere V. Libro copialettere. Esercizio E' il periodo di tempo in cui è suddivisa la vita dell'azienda e in capo al quale si chiudono i conti per l’interruzione di certi rapporti giuridici o semplicemente per conoscere l'andamento della gestione. Ha generalmente una durata annuale, che può coincidere o no con l'anno civile. Nella Casa di San Giorgio l'esercizio non è regolato in maniera tassativa, ma per lo più (ad esempio nella gestione delle gabelle) comincia il 12 febbraio e si conclude l’11 febbraio seguente. Per talune operazioni particolari come l'amministrazione dei residui, l'esercizio non ha una durata prestabilita, ma si prolunga indefinitamente da un mastro al successivo. Estratto conto Documento in cui sono trascritte alcune parti di un conto o sono riepilogati i suoi movimenti in Dare e in Avere. Faldone Nome usuale di un contenitore rigido per documenti avente notevole capienza e dimenioni normali di cm 25/35 x 15/25 x 10/15 Filza Il termine, equivalente italiano dell’antico foliacium, si riferisce a una unità di conservazione molto frequente nell’archivio della Casa di San Giorgio; si tratta normalmente di un complesso di alcune centinaia di documenti (per lo più fogli sciolti e fascicoli), piegati in modo da assumere dimensioni di circa cm. 25/35 x 8/12, trattenuti insieme da uno spago passante per un foro centrale e protetti alle estremità da due copertine di eguali dimensioni. Giornale Libro contabile in cui le singole operazioni amministrative sono registrate in ordine cronologico. Di norma dovrebbero essere segnate dallo scriba lo stesso giorno in cui si verificano, ma può capitare che la registrazione avvenga in epoca successiva ed allora si suole precisare anche la data dell'evento (ad es.: 24 gennaio 1768, et fuit 12 febbraio 1741). Questo tipo di registro si usa, sia nella partita semplice, sia nella doppia; in questo secondo caso l'impiego della partita doppia si riconosce dalla circostanza che la scrittura con cui si descrive l'operazione è corredata dall'indicazione in margine dei due conti del mastro in cui va classificata. Può avere per oggetto tutte le operazioni di gestione dell'azienda, di un ufficio o di un'agenzia; oppure può essere circoscritto alle operazioni che riguardano un conto fondamentale od un gruppo omogeneo di conti, da cui prende un nome specifico (ad es. Giornale di cassa, di spese, di riscossione al minuto, di cambi marittimi, ecc.). Giornale di cassa Contiene la successione cronologica delle entrate e delle uscite di cassa; gli importi possono essere disposti in due colonne affiancate nella stessa pagina o su due pagine affrontate ed al termine della pagina si possono calcolare i rispettivi totali ed eventualmente il saldo della cassa. In pratica è lo sviluppo cronologico di un unico conto, appunto il conto Cassa. Giornale di riscossione al minuto Vi sono segnate le somme che i contribuenti di una certa gabella pagano in contanti giorno per giorno al suo esattore. Le somme percepite sono riepilogate ad intervalli regolari (in genere ogni settimana) allo scopo di conoscere quanto l'esattore deve versare in numerario ai gestori della gabella o a loro credito. E' talvolta completato dal conto delle spese sostenute dall'esattore attingendo agli incassi. Libro Registro adibito ad una specifica funzione amministrativa e qui applicato ai libri aziendali che non sono riconducibili alle categorie dei mastri, dei partitari o dei giornali. Il loro contenuto può riguardare sia gli aspetti contabili in senso stretto (rilevazione dei fatti di gestione, elaborazione dei dati, esecuzione di riscontri, esposizione di risultati economici), sia quelli extracontabili (normativa, atti legali, scritture giudiziarie, copialettere, rapporti con terzi, documentazione varia, ecc.). Si tratta perciò di una categoria tipologica molto ampia in cui spiccano alcune varianti più frequenti: libri copialettere, di carico (o di venuta), di cassa, di cauzioni, di denunce, di riscontro, di scritture diverse. Libro di carico o di venuta Libro d’uso frequente nelle gabelle più complesse e nel quale si indicano la materia od operazione colpita da imposta, il nome del contribuente, l'importo del tributo e il suo pagamento in contanti o il trasferimento del debito in altro registro (mastro della gabella, partitario dei debitori); la documentazione su cui è basato può consistere nei rogiti trasmessi dai notai (come nella gabella di censaria), nei manifesti di bordo (gabella dei carati), nelle rilevazioni fatte alle porte della città (gabella sulla carne), ecc. Libro di cassa V. Giornale di cassa. In qualche caso le scritture a giornale sono seguite da uno o più conti in cui sono riunite le entrate e/o le uscite di denaro. Libro di cauzioni Vi sono registrate le cauzioni fornite sotto forma di obbligazione di luoghi o loro proventi a favore di dipendenti di nuova assunzione, di appaltatori di gabelle o di debitori a qualunque altro titolo. Libro contabile Termine applicato al libro formato da scritture contabili redatte senza alcun metodo o raggruppate in sezioni tenute con criteri diversi; il caso più frequente è quello di un libro contenente due gruppi di scritture, di cui uno è impostato a giornale e l'altro a mastro, a partitario o a libro di carico. Libro copialettere Libro con la data di redazione delle lettere in partenza, il destinatario e la copia del relativo testo. Libro di decreti Verbale delle riunioni di un ufficio, con l'indicazione dei titolari presenti, della materia trattata e delle deliberazioni prese. Libro di dichiarazioni Libro ove sono registrate le dichiarazioni (denunce, secondo la terminologia del tempo) presentate per fini doganali da coloro che introducono particolari tipi di merci (vino, olio, legna); nelle dichiarazioni sono indicati il destinatario delle merci, la loro qualità e quantità, il numero e la specie dei colli con le relative marche o contrassegni ed eventualmente il loro valore (se soggette a dazio ad valorem). Libro di magazzino Libro con i conti intestati alle singole materie, delle quali si registra l’ingresso in magazzino (in Dare) o la loro uscita (in Avere). Le scritture avvengono normalmente sulla base di buoni di carico o scarico. Libro di mandati di pagamento Libro contenente gli ordini di pagamento spiccati su un cassiere a favore di un terzo; hanno generalmente la forma di un bollettario a matrice e figlia, dal quale l'emittente stacca la figlia e la consegna al beneficiario perché la presenti al cassiere che gli verserà il denaro in cambio del mandato, trattenuto a prova dell'avvenuto pagamento. Libro di memorie Libro ove sono riuniti documenti di vario genere ritenuti importanti a fini storici o di gestione; possono essere costituiti da atti originali o in copia oppure da notizie e riferimenti ricavati da fonti diverse. Alcuni libri hanno la forma di una rubrica ordinata con criterio alfabetico, cronologico o di altra natura allo scopo di facilitare il reperimento degli atti. Libro del minuto V. Giornale di riscossione. Libro di riscontro Libro in cui si registra la consistenza o il movimento di qualcosa (denaro, merce, animali, persone) al fine di tenerla sotto controllo o di confrontarla con altre rilevazioni. Libro di scritture diverse Libro di scritture facenti capo allo stesso ufficio od al medesimo responsabile e relative ad aspetti diversi della sua attività amministrativa. Libro giornale V. Giornale. Libro mastro V. Mastro. Libro matricola V. Matricola. Mandato (di pagamento) Documento rivolto ad un cassiere e contenente un ordine di pagamento, il nome del beneficiario (o dei beneficiari) e la somma a lui (a loro) dovuta. Manuale V. Giornale. Mastro Registro contabile composto di un certo numero di conti, nel quale le scritture sono classificate in base ai conti a cui si riferiscono e, al loro interno, secondo la data di registrazione. Può essere tenuto in partita semplice o in partita doppia; in questo secondo caso (il più frequente) ogni partita è scritta due volte, una volta nel Dare di un conto (partita) e una volta nell’Avere di un altro conto (contropartita). Il mastro può avere per oggetto l’intera attività dell’azienda, per cui vi compaiono tutti i conti che formano il suo sistema di scritture; oppure può avere per oggetto solo le operazioni di un ufficio o di un’agenzia, nel qual caso si utilizza solo una parte dei conti aziendali. Se la gestione dell’azienda è suddivisa in esercizi, il collegamento tra l’uno e l’altro è assicurato tramite il conto Exitus di ogni mastro, che viene trascritto a sezioni invertite nel mastro seguente con il nome di Introitus. Matricola Elenco sistematico di tutte le persone che ad una certa data si trovano accomunate dalla medesima relazione con l’azienda (ad es. i suoi dipendenti, i luogatari di una compera, i locatari dei suoi beni immobili) e per ciascuna si specifica l’intensità del rispettivo rapporto (il salario pattuito, il capitale posseduto, la locazione concordata). Talvolta, nei tipi più primitivi, oltre all’elenco nominativo delle singole persone e all’entità del loro rapporto sono indicate le variazioni subite dall’uno o dall’altro nel corso di un certo periodo di tempo. Mazzo o fascio Nome generico di una raccolta di documenti costituiti da fogli e/o fascicoli relativi ad oggetti diversi e legati insieme. Minutario Libro ove si raccolgono le prime stesure provvisorie di lettere, deliberazioni ed altri documenti emessi dall’azienda. Si distingue dal Notulario per il contenuto più unitario ed omogeneo. Notulario Libro di ridotte dimensioni in cui si menzionano in forma di brevi note o regesti gli atti, i decreti, le commissioni od altri ricordi di uno o più uffici. In esso non vi sono quasi mai testi integrali, ma appunti, promemoria, riassunti. Può contenere anche calcoli e conti, ma in misura moderata; se tali scritture sono preponderanti o esclusive, il libro è stato qualificato brogliaccio, giornale, ecc. Partita doppia Sistema di classificazione delle scritture contabili, basato sulla doppia registrazione di ciascuna di esse in due conti del mastro: nel Dare di un conto e nell’Avere di un altro; le due registrazioni sono chiamate rispettivamente partita e contropartita. Partita semplice Sistema di classificazione delle scritture contabili, basato sulla registrazione di ciascuna di esse in un solo conto del mastro. Partitario E' simile al mastro sotto l’aspetto formale, perché è egualmente composto di conti. È invece diverso per il contenuto che è settoriale (nel senso che riguarda solo un certo tipo di fenomeni gestionali) e parziale (in quanto di quel tipo di fenomeni fornisce soltanto alcuni aspetti e non il quadro complessivo). In pratica i conti di cui è formato possono essere dedicati a singole categorie di clienti accomunati da un certo tipo di rapporto con l’azienda (ad es. debitori, creditori, fornitori, ecc.) oppure a singole attività od introiti dell’azienda considerati in termini parziali (ad es. valore degli immobili, ma non le loro spese di gestione; introiti di una gabella, ma non le spese del personale addetto alla sua riscossione; redditi di un possedimento, ma non le spese della sua amministrazione; gestione di una cassa o di un banco, ma solo per il denaro in entrata e non per quello in uscita; gestione di una compera, ma solo per gli interessi passivi, senza considerare gli introiti assegnati al loro servizio). Registro Insieme di uno o più fascicoli di formato identico, composti del medesimo gruppo di fogli, rilegati insieme e protetti da due copertine saldate una all’altra mediante un dorso. I fogli sono per lo più numerati progressivamente e vi si annotano, secondo un ordine prestabilito, atti e fatti, operazioni e situazioni, elementi e dati. Il termine è qui usato indipendentemente dal contenuto, per designare una unità di condizionamento fisico coincidente con l’unità minima e indivisibile di descrizione archivistica. Registro contabile V. Libro contabile. Rendiconto E’ un documento contabile in cui sono riportati in modo sintetico i risultati di un esercizio o di una particolare operazione; la sua redazione è perciò fatta a posteriori rispetto al periodo a cui si riferisce. Repertorio Elenco di informazioni ordinate con un criterio alfabetico, cronologico o di altra natura per poterle rintracciare più facilmente. Può avere per oggettole notizie relative a un certo fenomeno rilevante oppure - più di frequente - le persone accomunate da un identico rapporto con l'azienda, ad es. luogatari, debitori, creditori, fideiussori, condannati, ecc.. Rubrica Libro redatto per facilitare la consultazione di un mastro o di un partitario. Contiene l’ elenco di tutti i conti che vi sono inseriti con l’indicazione della carta in cui sono aperti. La sua struttura è variabile, ma in genere ha la forma di una rubrica nella quale i conti sono ordinati alfabeticamente per iniziale del nome di battesimo (nei più antichi) o del cognome, se il titolare è una persona, o per iniziale di altra parola dell’intestazione in caso diverso. In qualche caso un libro predisposto a rubrica può essere impiegato come una specie di partitario registrando sulle due pagine affrontate certi rapporti a due sensi con singole persone (consegna e ritiro di pegni, promessa di una prestazione e suo adempimento, ecc.). Saldo del conto E’ praticato per lo più nella partita doppia e consiste nel calcolare la differenza tra la somma di tutti i valori segnati nel Dare di un conto e la somma di tutti quelli indicati nell’Avere del medesimo conto; la differenza si chiama saldo Dare, eccedenza Dare o saldo attivo, se la somma di tutti i valori in Dare supera quella dei valori in Avere, mentre si chiama saldo Avere, eccedenza Avere o saldo passivo nel caso opposto. Il saldo può essere calcolato per scopi diversi: per redigere un bilancio di verifica onde controllare l’esattezza delle registrazioni (il totale dei saldi Dare deve eguagliare il totale dei saldi Avere), per chiudere il conto mediante l’iscrizione dell’eccedenza nella sezione opposta e trapassarla in un’altra pagina del medesimo mastro o in un mastro diverso, ecc.. Scartafaccio V. Brogliaccio. Spoglio Documento contabile costituito dai saldi Dare e/o Avere di tutti i conti di un mastro (partitario) che hanno un elemento comune nei riguardi dell’azienda (debitori e/o creditori di imposte, luogatari che hanno ricevuto proventi in più o in meno del dovuto, appaltatori che non hanno versato la cauzione, ecc.); la loro rilevazione può rispondere a fini diversi: conoscere l’entità di un certo aspetto della gestione, prendere provvedimenti, trasferire i saldi nel registro di un altro ufficio. A differenza del bilancio, quando nello spoglio i saldi Dare e Avere sono entrambi presenti, i rispettivi totali sono normalmente diversi. Venuta V. libro di carico. |
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