L’inventariazione dell’archivio non sarebbe stata possibile senza l’intervento di collaboratori dotati di adeguati requisiti: dovevano leggere la scrittura del Quattro e specialmente del Cinquecento, assai più difficile di quella dei secoli precedenti, conoscere il latino in misura sufficiente a comprendere il significato di quanto leggevano ed a controllarne l’esattezza formale, possedere gli elementi di base della contabilità per muoversi facilmente all’interno dei registri ed individuare i reciproci collegamenti, avere qualche rudimento di scienza amministrativa per orientarsi nella varietà dei documenti aziendali, sapersi destreggiare con gli strumenti informatici. Salvo quest’ultimo, non sono requisiti facili ad incontrarsi tra i giovani, perché, quando sono di formazione umanistica non hanno cognizioni contabili ed amministrative e viceversa, quando provengono dalle facoltà di Economia o di Scienze politiche, hanno facilmente perduto il latino che eventualmente avevano studiato in precedenza. Perciò, considerata la diversità delle preparazioni di base e delle inclinazioni personali, la maggior parte dei collaboratori, prima di poter partecipare attivamente alla schedatura, ha dovuto ricevere un addestramento individuale di non breve durata. Assai più agevole è stato l’inserimento di soggetti precedentemente occupati nell’insegnamento e in impieghi di concetto che, prescindendo dal compenso, si sono impegnati attivamente nella consapevolezza che si trattava non di banale routine, ma di una sfida intellettuale che si rinnovava ad ogni pezzo esaminato.
Nel complesso, l’inventariazione dell’archivio ha potuto contare su una cinquantina di elementi. Sebbene possa apparire elevato, tale numero va riferito a un arco di tempo di venticinque anni, durante i quali i collaboratori si sono succeduti gli uni agli altri seguendo poi il loro personale cammino. Il ricambio è stato particolarmente elevato nel primo decennio, poiché la Provincia ha subordinato il finanziamento alla scelta di collaboratori che fossero giovani laureati senza impiego; ne è conseguito che la maggior parte dei giovani, dopo i mesi iniziali di apprendimento e quando cominciavano a compilare autonomamente le schede, hanno abbandonato il lavoro alla prima occasione di un’attività più soddisfacente, sicché il tempo e la fatica impiegati per il loro addestramento individuale non hanno dato praticamente alcun frutto. L’autonomia di scelta concessa dai successivi finanziatori ha permesso di superare questo inconveniente e di indirizzare la scelta su elementi più stabili.
Il nome di quanti hanno comunque preso parte al progetto è elencato nella tabella sottostante insieme con la sigla che permette di riconoscere il contributo di ciascuno. L’autore di questa nota rivolge a tutti un grato pensiero, sperando che li raggiunga là dove la vita li ha nel frattempo condotti: professionisti, funzionari pubblici e privati, impiegati, madri di famiglia. Un ricordo commosso va al perduto amico Vittorio Romani che, già in pensione, diede un validissimo aiuto all’attuazione del progetto.