La realizzazione dell’inventario

Il riordinamento progettato non doveva limitarsi a descrivere in termini più diffusi quanto era elencato nelle nove pandette, ma estendersi a tutte le scritture d’uso interno e a quelle pervenute da terzi, fossero esse conservate nell’archivio della Casa di San Giorgio o in altri depositi dell’Archivio di Stato di Genova. L’obiettivo era dunque di inventariare l’archivio “virtuale” dell’ente, composto dall’attuale omonimo archivio, completato con i pezzi non inventariati e integrato con quelli che furono inspiegabilmente inseriti in altri fondi sebbene fossero emanazione diretta della sua attività.
Dal punto di vista della metodologia da applicarsi, va ricordato che quando si è messo mano al progetto non erano ancora disponibili manuali di inventariazione informatica come quelli recentemente elaborati dagli organi ministeriali o dalle associazioni internazionali;ciò può spiegare un certo procedere cauto, a tentoni, lungo un percorso segnato da scelte alternative e in qualche caso irreversibili.

Per impostare il cantiere si è ripercorsa la storia dell’ente onde individuarne le vicende principali, le attività istituzionali e le norme statutarie. Su tali basi si è costruito un organigramma degli uffici per mettere in luce la loro articolazione, le funzioni svolte e i reciproci legami; ciò ha permesso di stabilire in prima approssimazione l’articolazione del materiale d'archivio, che in un secondo tempo, sulla scorta delle migliori conoscenze acquisite con la schedatura dei pezzi, è stato suddiviso in categorie via via minori (aree, settori, serie, sottoserie) come si dirà più diffusamente avanti.
La fase esecutiva si è aperta con l’allestimento preventivo di due strumenti di lavoro: la scheda di rilevazione, ove annotare i caratteri esteriori di ciascun pezzo e gli elementi per interpretarlo sotto l’aspetto funzionale, e una bozza di guida generale, da perfezionarsi e completarsi in progress, contenente le istruzioni per i compilatori, i criteri redazionali, i formulari da applicarsi, ecc..
La scheda di rilevazione è stata il presupposto per giungere a una scheda definitiva articolata in sei parti: collocazione archivistica, anni estremi, titoli, definizione tecnica, descrizione del contenuto e delle caratteristiche materiali, eventuali guasti, collegamenti con altri registri, sigla del redattore. I problemi sorti durante la compilazione delle singole parti e le soluzioni prescelte richiedono qualche chiarimento.
La collocazione archivistica originale, presentandosi in forme diverse, ha dovuto essere uniformata per poter ricostruire nel calcolatore il quadro d’insieme dell’archivio. In attesa di un’unica risistemazione progressiva, essa è stata tradotta provvisoriamente in un numero decimale, quello indicato nella scheda, di cui la parte intera indica identifica la pandetta di origine e quella frazionaria (con cinque decimali) il numero interno del pezzo; le unità non inventariate costituite da rubriche e bilanci hanno ricevuto lo stesso numero dei registri a cui si riferiscono, ma con un decimale in più; le altre sono state riunite in una nuova pandetta.
Gli anni estremi sono quelli che delimitano il periodo di competenza, quello a cui vanno imputati i fatti di gestione contenuti nel pezzo. Tra i titoli, se più di uno, si è data la preferenza a quello ufficiale (almeno a giudicare dall’ubicazione, dalla forma o dalla costante ripetizione) e ai più articolati. Nella trascrizione si è sempre rispettata l’ortografia originale, anche se scorretta, e si sono sciolte tutte le sigle con l’eccezione di due termini dei quali si ignora sovente se vanno intesi in italiano o in latino e, in questo caso, se vanno sciolti al nominativo o al genitivo (“C.”, Cartularium o [Liber] Cartularii ? ed “M.”, Manuale o Manualis ?). La definizione tecnica inizia sempre con la tipologia del pezzo, prosegue con gli elementi essenziali di identificazione e si conclude con le date di redazione del documento più antico e del più recente. La descrizione del contenuto, di per sé l’elemento più variabile da pezzo a pezzo anche all’interno della stessa serie, è la parte più delicata, perché può essere trattata più o meno dettagliatamente e perché la scelta dei caratteri da segnalare dipende dalla particolare sensibilità del redattore e dai suoi particolari interessi; per assicurare un minimo di omogeneità, anche nella forma espositiva, si è compilato un thesaurus di formule elastiche adattabili alle varie tipologie di contenuto.
Tra le caratteristiche materiali si sono messi in evidenza la natura fisica del pezzo (registro, filza o altro), il numero complessivo delle carte con il dettaglio in cifre arabe della loro numerazione, le misure, gli eventuali inserti, la copertina e la presenza di guasti apprezzabili; per la numerazione si è avuto cura di distinguere quella originale per pagine (pp.) da quella per carta (cc. rv se composte di recto e verso, cc. sd se disposte sulle due pagine affrontate) e di contrassegnare con cifre arabe fornite di apice le pagine non numerate in origine. I collegamenti con altri registri sono stati presi in considerazione soltanto in due casi: quando vi è una serie omogenea di mastri in prosecuzione l’uno dell’altro, per cui i residui di uno affluiscono nel successivo, e quando si tratta di mastri, rubriche e giornali del medesimo esercizio, che rappresentano di fatto un complesso coordinato e inscindibile. La sigla che chiude ogni scheda è quella del suo redattore, che può essere identificato nominativamente nella tabella inserita nel paragrafo “Risorse umane”.
A compilazione conclusa, le schede definitive sono state classificate per area e successivamente per settore, serie e sottoserie, secondo la struttura gerarchica ad albero esemplificata nella figura 1.
L’ è stata concepita come il campo operativo comune ad un insieme di uffici. L’elenco delle aree inizia con quella ove si esercita il potere supremo di indirizzo e di gestione (Affari generali), prosegue con cinque aree corrispondenti ad altrettante categorie di attività (Beni e tesoreria; Debito pubblico; Imposte e tasse; Beni immobili; Gestioni speciali) e si conclude con un’area dedicata al materiale estraneo all’archivio della Casa o di cui non si è ancora giustificata la presenza (Altri archivi). In un certo senso la struttura delle aree assomiglia a quella di una holding, in cui la società madre è rappresentata dagli “Affari generali” e le società del gruppo dalle altre aree sottostanti.
All’interno di ogni area, si è individuato quindi un certo numero di settori corrispondenti ad altrettanti organi (uffici o gestioni particolari), ciascuno dei quali era dotato di specifiche competenze e titolare di una massa più o meno grande di materiale archivistico da esso prodotto (o detenuto in copia) e ricevuto. Indipendentemente dalle funzioni a cui si riferisce, questo materiale è stato idealmente classificato in sei serie o specie che rispecchiano la sua variabile natura e che all’interno del settore sono elencate sempre nello stesso ordine (Decreti e deliberazioni; Atti legali e giudiziari; Contabilità; Personale; Corrispondenza; Varie); di fatto, nella documentazione di qualche ufficio alcune serie possono mancare e altre (in particolare quelle contabili) possono essere in numero maggiore perché riguardano registrazioni a più livelli che era opportuno lasciare distinte.
Alcune serie, infine, sono state scomposte in sottoserie o varianti, che costituiscono compagini documentarie autonome l’una dall’altra, ma complementari ai fini della compiutezza della serie a cui appartengono. A titolo di esempio si possono ricordare la serie “Corrispondenza”, suddivisa nelle due sottoserie “Copialettere” e “Lettere in arrivo”, e quella denominata “Iscrizioni”, le cui sottoserie sono rappresentate dalle matricole delle varie compagne cittadine.

Figura 1

A mano a mano che si procedeva con la rilevazione e classificazione delle schede, il Ministero ha provveduto alla pubblicazione dei settori e delle serie completati. Il piano di stampa contemplava la pubblicazione di volumi corrispondenti alle diverse sfere di attività, ciascuno composto di un numero variabile di tomi e contenente le relative schede definitive, organizzate per settore, serie e sottoserie, e le tabelle di raffronto tra la numerazione progressiva delle schede (unica per ogni volume) e la corrispondente collocazione archivistica. Dal 1989 a tutto il 2002 sono usciti sedici tomi, facenti capo (senza esaurirli) agli Affari generali (vol. II), ai Banchi e tesoreria (vol. III) ed al Debito pubblico (vol. IV). I volumi possono essere acquistati presso il Ministero competente, ma naturalmente, ai fini della ricerca, debbono considerarsi superati dall’inventario informatico.
Dopo il 2002, per presumibili ragioni di bilancio, il Ministero ha sospeso la stampa dell’inventario, senza completare i volumi in corso, né iniziare gli altri (tra cui un primo volume introduttivo) per un totale di circa dodici tomi inediti. Per questo motivo, non volendo privare gli studiosi dei risultati di un’operazione durata venticinque anni, si è deciso di rivedere la strategia del lavoro: le schede informatizzate predisposte per la stampa tradizionale, che dal 1990 avevano sostituito quelle dattiloscritte (!), sono state recuperate insieme con queste ultime e inserite in un data base redazionale che, con le nuove schede successivamente compilate, ha consentito la pubblicazione in Internet dell’intero inventario e degli opportuni strumenti di ricerca.